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Gestion des stocks
des pièces détachées, harmonisation des méthodes
de travail entre les deux sites de l’atelier
biomédical du GHPSO
Référence à
rappeler :Gestion des stocks des pièces détachées,
harmonisation des méthodes de travail entre les deux
sites de l’atelier biomédical du GHPSO. Jean-Yves Le
Guyader, stage, Certification Professionnelle ABIH, UTC,
2015
URL : http://www.utc.fr/abih
; Université
de Technologie de Compiègne
La fusion entre deux
centres hospitaliers oblige les acteurs des deux centres
respectifs à revoir l’ensemble de leur organisation pour
travailler en harmonie. Le secteur Biomédical ne fait
pas exception à cette obligation, en tant service
support, il se doit de veiller à fournir aux services de
soins et au patient une prestation de qualité .Cette
qualité perçue passe inéluctablement par une gestion des
stocks rigoureuse et une bonne maitrise des procédures.
Mots clés :gestion des stocks, organisation,
maitrise des procédures.
ABSTRACT
The merger between two
hospital centers obliges the actors of both respective
centers to see again their whole organization to work in
harmony. The Biomedical sector does not make an
exception to this obligation, as service support, it is
necessary watch to supply to the care service and to the
patient a quality performance. This one passes
inevitably by a rigorous inventory management and a good
master's degree of the procedures.
Key words :inventory management, organization,
master's degree of the procedures.
Remerciements
Je tiens à remercier les personnes
suivantes qui m’ont accompagné tout au long du stage.
Madame CONDETTE Céline, ingénieur biomédical du Groupe
Hospitalier Public du Sud de l’Oise, pour m’avoir permis
d’intégrer son équipe, pour son accueil, sa
disponibilité et ses conseils dans l’élaboration de ce projet.
Monsieur LAMBIN Jean Luc, Monsieur BLANCHARD Patrick et
Monsieur KIELIGER Fréderic techniciens biomédicaux pour leur
accompagnement tout au long de mon stage et leur aide dans la
réalisation de ce projet.
Monsieur FELAN Pol Manoël pour son soutien et ses
recommandations avisées lors de sa visite sur le lieu de mon
stage.
GHPSO : Groupe Hospitalier Public du Sud de l’Oise.
RSQM : Registre de Sécurité, Qualité et Maintenance.
D.M : Dispositif Médical.
GMAO : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur.
EHPAD :
Établissement
d’hébergement pour Personne âgées dépendantes.
USLD : Unité
de soins de longue durée.
SMUR : Service mobile d’urgence et de réanimation.
H.T : Hors Taxes.
OMP :
Opération de maintenance préventive.
ECG :
Électrocardiogramme.
PNI :
Pression Non Invasive.
SPO2 : Saturation Pulsée en oxygène.
GIE : Groupement d’intérêt Économique
Introduction
Au 1er Janvier 2012, le Centre Hospitalier LAENNEC de Creil a
fusionné avec le Centre Hospitalier de Senlis pour donner
naissance au Groupe Hospitalier Public du Sud de l’Oise
(GHPSO).Suite à cette fusion, le service biomédical a du se
restructurer et uniformiser le mode de gestion des dispositifs
médicaux (DM). Après avoir mis en place une gestion commune des
DM grâce à un inventaire commun et une Gestion de la Maintenance
Assisté par Ordinateur commune, la réflexion se porte
aujourd’hui sur les pratiques et les méthodes de gestion des
stocks de pièces détachées et l’harmonisation des méthodes de
travail entre les deux sites de l’atelier biomédical.
I.Présentation du Groupe Hospitalier Public du Sud
de l’Oise
1.Les origines du Groupe Hospitalier
Public du Sud de l‘Oise
Le groupe Hospitalier du Sud de l’Oise (GHPSO) a vu le jour le
1er janvier 2012, il est le fruit d’une fusion entre le centre
hospitalier de Creil et de Senlis. La décision de ce
regroupement est l’aboutissement de la réflexion des conseils de
surveillance de chaque établissement, à l’initiative de l’Agence
Régionale de Santé de Picardie, pour trouver des solutions aux
difficultés de leurs hôpitaux. Elle inscrit également une
volonté de créer le troisième pôle hospitalier et la première
maternité de Picardie.
a.Historique du centre hospitalier de Creil
En 1964 la ville de Creil fait don d’un terrain pour la
construction du centre hospitalier, le 23 mars 1975 la première
pierre est posée.
Le centre hospitalier de Creil ouvre ses portes le 15 septembre
1978 et est inauguré officiellement le 5 décembre de cette même
année.
Les origines de l’établissement de Senlis remontent au onzième
siècle. Robert le pieu, fils d’Hugues Capet, fonde la maladrerie
Saint Lazare. En 1651, l’office des pauvres enfermés remplace la
maladrerie et en 1839 devient l’hôpital général.
Le GHPSO est situé au sud de la Picardie. Il se trouve à la
limite entre le Valois et le Beauvaisis. Le siège de l’hôpital
est localisé à 62 Km de Paris, 49 km de Beauvais, 42 Km de
Compiègne et 102 km d'Amiens.
Le site de Senlis se situe à 12 Km au sud-est du site de Creil.
La fusion des 2 établissements en 2012 a donné lieu a une
nouvelle organisation que se soit au niveau des pôles ainsi
qu’au niveau de la direction.
L’annexe 1 présente la répartition des
pôles.
Le GHPSO a une capacité d’accueil de 880 lits et places.
• 621 lits en hospitalisation complète
• 63 places en hospitalisation de jour
• 21 postes d’hémodialyse
• 163 lits en EHPAD et USLD
• 12 places d’accueil de jour Alzheimer
Répartition par site : Site de Creil
Annuellement, le GHPSO assure près de 68000 hospitalisations
,12000 consultations, 3800 accouchements, 10000 passages aux
urgences (adultes et pédiatriques) et 3400 interventions par le
SMUR.
Le service biomédical est rattaché
à la direction des services techniques, de la sécurité, du
biomédical et de l’environnement.
L’équipe biomédicale est dirigée par un ingénieur biomédical
qui est responsable de la politique d’achat, de la gestion de
la maintenance et correspondant local de matériovigilance.
L’équipe technique est répartie sur les deux sites distants de
12 kilomètres.
Le service biomédical compte trois techniciens supérieurs,
deux sur le site de Creil et un sur le site de Senlis, ce qui
le place en fonctionnement dégradé. Le recrutement d’une
technicienne a été effectué et elle sera présente à partir de
Septembre 2015.Du fait de ce recrutement, l’équipe Biomédicale
passera à 4 techniciens permanent et reprendra son
fonctionnement normal(répartition du temps agent entre les 2
sites).
Durant la période de stage, la répartition des tâches
est la suivante, sur le site de Creil, 2 techniciens dont un
technicien supérieur en charge du suivi de la maintenance
préventive externalisée et de la mise en service des
équipements neufs ,ce technicien est situé sur le site de
Creil mais gère également les OMP du site de Senlis; le second
technicien supérieur est en charge de la maintenance
corrective interne, du suivi de la maintenance corrective
externe (de la déclaration de panne par le service à la
validation des réparations par une entreprise extérieure) et
de la réception des dispositifs médicaux , ce technicien est
affecté au site de Creil et est détaché sur Senlis lorsque le
technicien référent de Senlis est en absent.
Sur le site de Senlis, un technicien supérieur
polyvalent est en charge des contrats pour les deux sites et
du suivi de la maintenance préventive externalisée de Senlis ;
de la réception, de la mise en service des équipements neufs
de Senlis, de la maintenance corrective et préventive interne
et du suivi de la maintenance corrective externe (de la
déclaration de panne par le service à la validation des
réparations par une entreprise extérieure) des dispositifs
médicaux.
Le Service Biomédical du GHPSO répartit son budget
d’exploitation sur plusieurs comptes de la manière suivante :
• 1 compte Accessoires biomédicaux raccordés
au patient
Ex :
Sondes de température, capteurs SpO2, rallonges de câble SpO2,
câbles ECG, brassards, électrodes,…
• 1 compte Petit matériel médical (< 500€
HT)
Ex :
Régulateurs de vide, rotamètres air ou Oxygène, balances,
pèse-bébé, imprimante, écran, chariot pour moniteur,…
• 1 Compte Instrumentation médicale
Ex :
Pinces, ciseaux, porte-aiguilles,…
• 1 compte Entretien réparations(interventions
externes)
Ex :
Réparation, opération préventive (uniquement), opération
réalisée par un prestataire, à la fois corrective et préventive,
et/ou, opération de contrôle ou de métrologie
• 1 compte Fournitures traitement d’eau
biomédical
Ex :
Filtres, réactif testomat, trousse TH test,…
• 1 compte Fournitures Biomédicale + outillage
(pièces détachées)
Ex :
Colle, joint, tuyaux, petits matériels d’ateliers (tournevis…),
bloc alimentation, bouton, capot, carte CPU, raccord T
Babylog, carte SD, ampoules, batteries,…
Le budget d’exploitation pour l’année 2015 est reparti de la
façon suivante :
La répartition de cette dotation est directement lié au nombre
d’interventions effectuées. Pour l’année 2014 la répartition de
la maintenance est la suivante :
• Deux postes de travail
(atelier)
• Une zone de test : Équipements de
contrôle, mesure et essais (ECME)
• Une zone : Stock des pièces
• Une zone : Matériel à réparer
• Une zone : Matériel en attente de pièces
• Une zone : Matériel à récupérer
• Trois locaux de stockage.
Le service biomédical de Senlis est situé au sous-sol, il est
composé de :
Deux bureaux :
Un Technicien
Un vacant
• Une zone de travail (atelier)
• Une zone de test
• Un local de stockage
II.Contexte, observation, analyse
1.Contexte du stage
Depuis la fusion des deux établissements, le service biomédical
s’inscrit dans un processus de réorganisation. Celui-ci a débuté
par l’harmonisation de l’inventaire des DM et la mise en place
d’une gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO)
unique, car les deux sites n’utilisaient pas le même registre de
sécurité, qualité et maintenance. La GMAO qui est utilisée sur
le site de Creil est Asset plus, elle a été mise en place sur le
site de Senlis en 2012. La Gestion des stocks est bien suivie
sur le site de Creil mais son renseignement reste aujourd’hui
incomplet sur le site de Senlis.
Les thèmes définis pour ce stage par l’ingénieur biomédical sont
:
• La mise en place d’une gestion des stocks
sur le site de Senlis.
• L’homogénéisation des méthodes de travail et
de l’utilisation de l’outil GMAO commun.
• La mise en place d’une fiche de poste du
référent de la gestion des stocks.
• La mise en place d’un mode opératoire de la
gestion des stocks.
• Des propositions d’axes d’amélioration.
b.Objectif :
Dans un souci d’harmonisation des méthodes de travail au sein du
service biomédical du GHPSO, l’ingénieur biomédical voudrait
mettre en place une gestion des stocks sur Senlis. La mission du
stage pratique consiste à étudier l’organisation du site de
Creil, ceci afin de mettre en place une gestion des stocks
harmonisée sur Senlis, une procédure commune, une fiche de poste
pour un référent Gestion des stocks et d’identifier les points
d’améliorations pour une gestion efficiente des stocks.
c. Analyse des risques :
Les risques liés au projet :
• Le délai ne sera pas respecté
• Les techniciens ne sont pas impliqués
• Temps de présence insuffisant sur chaque
site
• Manque de moyens matériels
Les alternatives aux risques :
• Mettre en place un planning des taches a
effectuer et s’y tenir
• Utiliser une méthodologie simple
• Communiquer avec les techniciens au travers
de compte rendus effectués durant les réunions de service.
• Recenser les attentes des techniciens pour
éveiller leur intérêt pour le projet.
• Analyser l’environnement de travail des
techniciens pour n’utiliser que les moyens déjà a disposition
pour mener à bien la mission qui a été confiée.
2.Aspect règlementaire et normatif
• Directive 93/42/CEE du 14 Juin 1993 [1]:
Elle établit le marquage CE des dispositifs médicaux afin que
ces derniers puissent circuler librement dans l’Espace
Economique Européen. L’apposition du marquage C.E est effectuée
par des organismes notifiés après la validation technique des
dispositifs médicaux. Le marquage CE atteste de la conformité à
des exigences essentielles de conception et de production.
Elle définit également ce que l’on considérera par la suite
comme étant un accessoire :
« Tout article qui, bien que n’étant pas un dispositif, est
destiné spécifiquement par son fabricant à être utilisé avec un
dispositif pour permettre l’utilisation dudit dispositif
conformément aux intentions du fabricant de ce dispositif. »
• Norme ISO 9001 [2]:
La norme ISO 9001 pour le mangement du système qualité
s'applique à tous les domaines, à la maintenance comme la
gestion d’un magasin biomédical.
Le niveau de détails et la réponse aux questions précises
que l’on peut se poser sont laissés à l’appréciation du service
certifié et la norme ne précise rien en ce sens.
Organiser le système de fourniture d’accessoires, consommables
aux services de soins et décrire cette organisation en précisant
les responsabilités de chacun permettront d’initier une
évolution dans le système qualité.
Les points suivant extraits de la norme sont relatifs a la
gestion des stocks :
6.3 Infrastructures (pour les équipements utilisés pour
le stockage : rack, moyens de manutention, local, etc.)
6.4 Environnement de travail : pour les conditions
environnementales (physiques) de stockage (température,
humidité, etc.)
7.5.3 Identification et traçabilité (pour les règles
d'identification de l'état de conformité des produits
stockés, le stade de réalisation (produits réceptionnés)
7.5.4 Propriété du client (si vous stockez des produits
mis à disposition)
7.5.5 Préservation du produit (au niveau du stockage, de
la manutention et de l'emballage)
3.Enjeux de l’organisation de la gestion
des stocks
Le stock de pièces détachées a une importance primordiale dans
un hôpital, en particulier dans des services accueillant des
personnes à l’état de santé critique.
Compte tenu du rôle important des appareils dans le traitement
des patients, le service biomédical doit détenir un stock
minimum de pièces. Ceci afin de faciliter l’action des
techniciens et avoir la meilleure efficacité possible.
Cependant, le volume des stocks ne doit pas non plus être
excessif car tout stock a un coût.
Les enjeux se définissent de la manière suivante :
Garantir la sécurité des patients.
Minimiser les délais d’indisponibilité des DM.
Améliorer l’efficacité du service biomédical.
Maitrise budgétaire du stock.
4.Observation et analyse
La première étape consiste à observer
l’équipe biomédicale, afin de déterminer les différentes
méthodes et pratiques utilisées dans son activité de gestion des
stocks et d’identifier les différentes difficultés rencontrées.
Puis, il s’agit de déterminer l’organisation dans les
différentes étapes qui constituent cette gestion.
La phase d’observation montre les éléments suivants :
• Le service biomédical est constitué de deux
ateliers. Les techniciens sont reparties sur deux sites et
gèrent chacun leur stock indépendamment.
• Il y a peu d’échange entre les
techniciens concernant les méthodes de travail ou d’organisation
la distance entre les deux établissements et l’activité des
agents ne leur permet pas de pouvoir se déplacer aussi souvent
qu’il en aurait besoin, les échanges concernant les contrats,
OMP ou investissement se font donc principalement par téléphone
ou par mail.
• Le fonctionnement dégradé appliqué depuis
Janvier 2015 permet ne favorise pas la communication entre les
techniciens, seul l’ingénieur à la possibilité de répartir son
temps activité sur les deux sites
• La répartition des taches de travail a due
être revue suite au départ de techniciens non remplacés au
moment du stage générant une surcharge de travail pour chacun
d’entre eux les obligeant ainsi a prioriser leurs taches .
• Un problème informatique sur le site de
Senlis qui a ralenti le processus d’harmonisation des méthodes
et a conduit le technicien référent du site a se désintéressé du
renseignement de la G.M.A.O ,de plus ce problème lui prend
beaucoup de temps pour les démarches administrative du fait
qu’il soit obligé de remplir manuellement des fiches que la
G.M.A.O peut remplir automatiquement.
• Le technicien de Senlis reconnait avoir des
problèmes d’organisation qui lui font perdre du temps et
induisent une surcharge involontaire de travail.
• La méthode de travail concernant la gestion
des stocks entre les 2 sites est très différente.
• La gestion des stocks sur le site de Creil
est bien suivie. Ce suivi est le résultat d’une organisation
mise en place par d’anciens techniciens au fil des années.
III.Mise en œuvre d’une gestion des stocks sur le
site de Senlis
Dans un souci d’harmonisation, l’ingénieur souhaite mettre
en place sur le site de Senlis une gestion des stocks similaire
au site de Creil (ce choix se justifie par le fait le la méthode
employée sur le site de Creil est fonctionnelle). Cette mise en
œuvre va se faire en plusieurs étapes.
1.Fonctionnement de la G.M.A.O
Dans un premier temps, il semble évident que si la G.M.A.O ne
fonctionne pas correctement il sera difficile de mettre en place
une méthode identique sur les deux sites.
La G.M.A.O du site de Senlis ne peut pas être installée sur le
PC du technicien car les 2 sites ne disposent pas pour le moment
d’une liaison par fibre optique nécessaire au fonctionnement en
réseau, le logiciel ASSET PLUS se trouve donc sur un serveur
auquel on accède via un programme appelé CITRIX.
Ce mode de connexion génère parfois des conflits entre les
programmes, il s’agissait donc de savoir pourquoi certaines
fonctionnalités d’ASSET PLUS n’était plus disponibles.
Le logiciel ASSET PLUS permet à l’utilisateur de créer ses
propres modèles Word, le service Biomédical du GHPSO doit
utiliser 4 modèles qui renseignent automatiquement les
informations de la G.M.A.O:
• Un modèle pour les bons de commande de
pièces détachées
• Un modèle pour les bons de commande de
prestation externe
• Un modèle pour les demandes de devis
• Un modèle pour les demandes d’interventions
d’un prestataire extérieur
Le problème sur Senlis vient du fait que ces modèles ne sont
générés par la G.M.A.O et par conséquent le technicien doit les
compléter manuellement.
Apres consultation du guide d’aide d’ASSET PLUS plusieurs
hypothèses sont mises en avant :
Hypothèse 1 :
L’utilisation du logiciel sur un serveur à distance ne permet
pas d’utiliser ces modèles.
Cette hypothèse est invalidée car 2 modèles fonctionnent
correctement.
Hypothèse 2 :
Les modèles ne sont pas dans une version compatible avec les
logiciels du serveur.
Cette hypothèse a permis de valider le modèle des bons de
commande de pièces détachées.
Hypothèse 3 :
Il y a un problème dans la configuration d’ASSET PLUS.
Cette hypothèse a permis de valider le modèle des bons de
commande de prestation externe.
Grace a l’outil qualité ECHELLE D’ABSTRACTION, le problème a été
résolu ce qui permettra au technicien d’appliquer les méthodes
similaires à ses collègues du site de Creil et lui débloque le
temps qu’il prenait pour remplir les fiches manuellement pour
travailler sur la G.M.A.O notamment sur la gestion des stocks.
2.Élaboration d’un mode opératoire
Pour permettre à l’ensemble de l’équipe de travailler avec une
méthodologie identique, un mode opératoire concernant la gestion
des stocks est élaboré.
Ce mode opératoire a pour but de définir clairement les méthodes
a employer dans les différentes interfaces de la gestion des
stocks du service biomédical, il doit être simple,
compréhensible par tous.
Ce mode opératoire contient :
• Les métadonnées permettant son archivage
• L’objet de cette procédure
• Son domaine d’application
• Les références
• Les définitions et abréviations
• La description en 4 onglets
Une fois le mode opératoire achevé, il a été soumis aux
techniciens pour relecture puis à l’ingénieur pour validation
avant mise en application.
Le mode opératoire élaboré est disponible en
annexe 2.
3.État des stocks
Avant de procéder a une remise en place du stock, un état du
stock existant permettra de mettre en valeur le travail effectué
et de donner un indicateur pour évaluer l’avancé du projet.
Le logiciel ASSET PLUS permet de faire une extraction des
données sous forme d’un fichier EXCEL qui servira de support et
de sauvegarde dans le cas d’une erreur de manipulation qui
entrainerait une perte de données.
Le tableau extrait de la GMAO contient pour chaque référence
enregistrée les informations suivantes :
• Référence fournisseur
• Code fournisseur
• Nom fournisseur
• Prix unitaire H.T
• Quantité disponible
• Emplacement
• Marque associée
• Type modèle associé
L’analyse de ce tableau montre :
• La GMAO du site de Senlis contient 308
références en stock
• 45 références avec un code emplacement
• 15 références liées à une marque
d’équipement
• 8 références liées à un type modèle
d’équipement
A la suite de cette analyse et après consultation du technicien
il s’avère que la base de donnée du stock est incomplète et que
un certain nombre de pièces ne sont pas référencées, le
technicien explique ne pas avoir le temps de la remettre a
niveau mais souhaite s’impliquer dans la mise à niveau et le
suivi à long terme. Il est conscient qu’une bonne gestion des
stocks lui permettra d’améliorer son organisation et de gagner
du temps sur les interventions.
La première tâche à consisté à recenser le volume de pièces
détachées à intégrer dans la zone de stockage.
A l’état initial, il y a quelques pièces qui ont étés
référencées dans la G.M.A.O et des étagères sont en place afin
d’entreposer les pièces, cependant il est constaté qu’un certain
nombre de pièces détachées neuves est entreposé à divers
endroits de l’atelier certaines sont encore dans les cartons de
livraison dans le bureau du technicien.
Avec l’aide du technicien toutes les pièces ont étés regroupées
en un même endroit ce qui a permis de dimensionner le volume à
stocker et de dimensionner le nombre et la taille des étagères
nécessaires pour mettre en place ce stock.
La seconde tache consiste à définir l’emplacement et les besoins
matériels. Après accord du technicien et de l’ingénieur, il a
été valide l’emplacement du nouveau stock et des étagères plus
grandes ont étés fournies.
• La première partie consiste a séparer le
stock en 5 grandes familles : une famille pour les batteries,
accumulateurs et piles divers ; une seconde famille pour les
accessoires de monitorage (câbles ECG, capteurs de
cardiotocographe, etc..) ; une troisième famille pour les
accessoires PNI et SPO2(brassards, tubulures, capteurs et câbles
patients) ; une quatrième famille pour les pièces détachées
(cartes, coques , supports, plastrons ,etc.…) et une cinquième
famille pour les ampoules, les blocs alimentation et petites
pièces spécifiques.
• La seconde partie consiste à attribuer une
étagère par famille et a compartimenter chaque référence au sein
de cette étagère.
• La dernière partie consiste à attribuer un
code emplacement a chaque compartiment. Afin de faciliter le
travail des techniciens qui sont amenés à travailler sur les
deux sites, le code emplacement crée est basé sur le modèle du
site de Creil.
Voici la méthodologie employée pour générer les codes
emplacement :
A chaque étagère correspond une lettre de l’alphabet :
Étagère A : accessoires de monitorage
Étagère B : accessoires PNI et SPO2
Étagère C : pièces détachées
Étagère D : batteries, accumulateurs et piles
diverses
Étagère E : ampoules, blocs alimentation et
petites pièces spécifiques
Le premier chiffre correspond au niveau sur l’étagère
concernée de haut en bas (le chiffre 1 étant le niveau le
plus haut).
Le second chiffre correspond au compartiment dans lequel
se trouve la pièce sur le niveau concerné de gauche a
droite(Le chiffre 1 étant le plus a gauche possible).
La méthode utilisée pour cette mise en place a également été
pensée dans le but d’obtenir une organisation simple, claire,
pratique mais aussi dans le cas ou un problème informatique
empêcherait la recherche d’une référence via la G.M.A.O pour que
le technicien puisse retrouver la pièce dont il a besoin.
La mise en place terminée, il faut saisir les données dans ASSET
PLUS. Il y a donc deux possibilités soit la pièce existe déjà et
il suffit de vérifier et modifier les informations soit il faut
la créer dans les deux cas, les techniciens m’ont demandé de
renseigner/vérifier les champs suivants :
• Sur l’onglet « Identité Pièce », renseigner
les champs suivants :
Nature de la pièce
Référence
Fournisseur
Référence interne (si nécessaire)
Prix Unitaire
Unité de commande
Commande Mini
Unité de livraison
Nomenclature CMP (code des marchés publics)
N° de marché (Si nécessaire).
• Sur l’onglet « Equipement associé »,
renseigner le champ Type Modèle-Marque
• Sur l’onglet « Stock Magasins », renseigner
le champ affecter un magasin puis sélectionner le magasin
Senlis puis renseigner manuellement l’emplacement physique dans
le magasin (EX D4).
Une fois la mission achevée, une nouvelle
extraction a été faite pour permettre de mesurer les résultats
mais également de fournir un indicateur de départ pour le
suivi à long terme.
On obtient une base de donnée saine qui pourra être complétée
à l’avenir car le temps consacré n’a pas permis de renseigner
certains champs notamment les prix et l’évolution des
références utiles.
Une fois cette gestion mise en place, il est apparu que certains
axes permettraient d’améliorer la gestion des stocks sur les 2
sites. IV.Propositions d’amélioration
1.Remise en place du fonctionnement normal
L’analyse fait apparaitre un manque d’effectif : le recrutement
d’une technicienne qui sera en poste début Septembre 2015 va
permettre de réorganiser les 2 ateliers et de revenir à un
effectif normal avec un fonctionnement du service normal.
Objectif :
• Renforcer la communication entre les 2 sites
• Améliorer la répartition de l’activité
• Coordonner les différentes méthodes de
travail sur les deux sites
• Rendre les techniciens plus disponibles pour
s’impliquer d’avantage dans des taches telles que la gestion des
stocks
2.La réduction du nombre des fournisseurs
L’analyse fait apparaitre que les techniciens commandent
régulièrement des pièces identiques chez des fournisseurs
différents soit par habitude, soit par démarche commerciale ce
qui entraine une confusion dans certains cas.
Objectif :
• Rendre plus simple la gestion des stocks
• Eviter les doublons dans les commandes
• Réduire la base de données du stock de la
G.M.A.O
3.Nomination d’un référent gestion des
stocks
La mise en place de procédures écrites permettrait d’harmoniser
les pratiques sur les deux sites. Les techniciens
travailleraient selon le même mode opératoire, cependant la
nomination d’un référent pour la gestion du stock permettra
d'assurer un suivi.
Objectif :
• Assurer un suivi permanent
• Avoir un interlocuteur connu pour des
renseignements sur le stock
• Mettre en place une politique qualité via un
inventaire tracé
La politique économique du GHPSO comme la plupart des centres
hospitaliers publics demande aux différentes équipes de mettre
en place des marchés publics. La mise en place de marchés dans
le cadre de la gestion des stocks permettrait de répondre à
cette demande.
Objectif :
• Répondre aux attentes de la direction
• Impliquer les techniciens dans l’élaboration
des marchés
• Avoir des tarifs avantageux
• Donner aux techniciens la possibilité de
découvrir un autre aspect de leur travail
• Réduire le nombre de fournisseurs
Conclusion
La réalisation de ce stage m’a permis de mettre en application
un grand nombre des conseils qui nous ont été donnés durant la
session théorique. Le thème donné par l’ingénieur Biomédical m’a
permis de me mettre dans une situation qui m’a fait prendre
conscience de l’importance d’une démarche qualité, j’ai ainsi pu
mesurer toute l’importance que pouvait avoir la méthode avec
laquelle on entreprend les missions qui nous sont confiées.
La mise en place de l’organisation sur le site de Senlis a
permis d’apporter aux techniciens un renouveau qui leur
permettra d’effectuer la mission qui leur est confié dans de
bonnes conditions.
Durant le stage, j’ai également eu l’occasion d’accompagner les
techniciens sur des interventions ce qui a permis de partager
nos expériences et compléter nos connaissances.
